按照展覽的類型和特點，展覽項目周期劃分為四個階段，即展覽啟動階段、展覽規劃階段、展覽執行階段以及展覽總結評估階段。完整的展覽項目策劃過程就是這些階段的總和。
展覽啟動階段
展覽啟動階段是展覽進度管理過程的起點，這一階段又可以進一步分為調研、構思、立項等三個階段。
1.展覽調研階段
市場需求是展覽項目產生的前提，項目調研主要以識別市場需求為目的，針對需求確定展覽項目的主題。對行業市場的調研主要包括具有參展需求的產品類型、某類產品的參展需求規模，周邊地區同類項目的舉辦情況，以及舉辦該主題展覽項目的資源優勢等;對觀眾組織的市場調研主要包括擬參展產品的吸引力及市場需求規模，核心的客源市場的優勢等。
2.展覽構思階段
展覽構思是以展覽項目調研階段所得出的需求結果為導向，提出創意并確定展覽主題，并對該主題項目的投資目標、功能、范圍以及各主要因素進行初步界定。具體包括以下幾點。
(1)確定展覽主題。展覽組織機構在客戶需求識別的基礎上，需要考慮：周邊地區近期內是否舉辦同類展會;本地區是否具有舉辦該主題展覽的資源優勢，能夠辦出特色;自身是否具有舉辦該主題展覽的實力，包括經濟實力、場館設施等。
(2)構思相關項目內容。包括展覽項目投資的目標、背景及意義，項目投資的功能及價值，項目實施的環境和配套設施條件，項目的成本及資源約束，項目資金的籌措及調配計劃，項目投資的風險及化解方法，項目的實施與管理，項目實施后預期的總體效益等。
(3)實施可行性研究。主要包括三項內容：一是從市場角度，分析該主題的展覽項目的市場前景;二是從技術、設計的角度，分析憑借現有的硬件和軟件基礎舉辦展覽項目的可行性;三是從財物的角度，分析對該項目投資的合理性。項目可行性研究要本著實事求是的原則，運用現代科學的方法進行，既可自己完成，也可委托專業咨詢公司完成。
3.展覽立項階段
展覽項目通過可行性論證后，需要向政府有關部門進行申報，核準后才能啟動，這是避免重復辦展、保證項目質量的有效手段。展覽項目的正式立項意味著展覽項目啟動階段基本結束。
