為了便于對項目活動進行控制，人們通常把一個項目從開始到結(jié)束的全過程按照先后順序劃分為若干階段。按照會展項目的特點，可以把會展項目的周期分為四個階段，如圖7一1所示。會展項目管理的過程就是這些階段的總和。
項目啟動階段>>項目規(guī)劃階段>>項目執(zhí)行階段>>項目結(jié)束階段
圖7一1會展項口周期階段劃分
(一)項目啟動階段
會展項目的啟動也就是會展項目管理的起點，按照會展策劃的一般規(guī)律，會展項目的啟動是從市場調(diào)研開始的，然后經(jīng)過會展項目構(gòu)思直到會展項目的立項。
項目經(jīng)可行性論證后，申報到有關(guān)部門，經(jīng)過批準后，會展項目就可以正式立項了。會展項目的立項標志著會展項目管理的過程進入下一階段。
(二)項目規(guī)劃階段
無論是策劃一個將持續(xù)幾天的膳宿會議還是舉辦一個產(chǎn)品交易會，策劃時間和投入的精力都將遠遠超出會議的舉辦時間。幾個人策劃、組織一次大型會議花上幾個月的時間根本不足為奇。合理的規(guī)劃是會展項目管理的基本組成部分。規(guī)劃階段項目管理內(nèi)容包括會展項目所實施的工作要素和活動時使用的一些技術(shù)，它涉及明確項目目標、制定工作分析結(jié)構(gòu)以及確立工作責(zé)任矩陣。
1.會展項目目標
計劃是為完成一個目標而進行的系統(tǒng)的任務(wù)安排。計劃確定需要完成什么和怎樣能完成。工作執(zhí)行者要參與制定工作計劃，這一點很重要。他們通常最了解需要做哪些詳細活動和每項活動需要多長時間。通過參與制定這項工作計劃，每個成員會在進度計劃和預(yù)算內(nèi)更投入地完成任務(wù)。
計劃過程的第一步是確定項目的目標。目標通常根據(jù)工作范圍、進度計劃和成本而定，它要求在一定期限和預(yù)算內(nèi)完成工作。對于會議或展覽來說，要事先清晰地表達人們參加活動后最終取得的成果。
2.工作分析結(jié)構(gòu)
一旦項目目標確定，下一步就是確定需要執(zhí)行哪些工作要素或活動來完成它。這要求做一份所有活動的一覽表。準備這樣一份一覽表有兩種方法:一是讓項目團隊利用“腦力風(fēng)暴”集思廣益，生成一份一覽表，這種方法適合小項目;而對人項目要制作一份全面活動一覽表而不遺漏某些細目是很難的，對于這樣的項目，更好的方法是建立一個工作分析結(jié)構(gòu)(WBS).
3.責(zé)任矩陣
責(zé)任矩陣是以表格形式表示完成工作分析結(jié)構(gòu)中工作細目的個人責(zé)任的方法。這是一種很有用的工具，因為它強調(diào)每一項工作細目由誰負責(zé)，并表明每個人的角色在整個項目中的地位.
(三)項目執(zhí)行階段
會展項目執(zhí)行階段是使會展項目在既定的項目時間和項目預(yù)算中執(zhí)行的動態(tài)過程。它是為確保按時完成項目的一系列工作程序，包括項目活動分解的深入和細化、過程控制以及項目要素的調(diào)整等內(nèi)容。
在項目實施中，要將所有活動列成一個明確的活動清單，并且讓項目團隊的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理。活動清單應(yīng)該采取文檔形式，以便于項目其他過程的使用和管理。當然，隨著項目活動分解的深入和細化，工作分析結(jié)構(gòu)(WBS)可能會需要修改，這也會影響項目的其他部分。例如成本估算，在更詳盡地考慮了活動后，成本可能會有所增加，因此完成活動定義后，要更新項目工作分析結(jié)構(gòu)上的內(nèi)容。
對于大型展會項目，按照行業(yè)慣例，需要提前2年就開始策劃，跟蹤行業(yè)趨勢并對原來的參展商和觀眾進行調(diào)查。1年以后，就應(yīng)當按照計劃描述的每月具體任務(wù)一步一步地執(zhí)行完成。
值得指出的是，在項目執(zhí)行的工作日歷、進度限制、最早和最晚時間、風(fēng)險管理計劃、活動特征等方面，項目管理軟件被廣泛地使用。這些軟件可自動進行數(shù)學(xué)計算和資源調(diào)整，可迅速地對許多方案加以考慮、選擇和調(diào)整。
項目管理軟件清晰的表達方式，使其在項目時間管理上更顯得方便、靈活、高效。在管理軟件中輸入活動列表、估算的活動工期、活動之間的邏輯關(guān)系、參與活動的人力資源、成本，項目管理軟件可以自動進行數(shù)學(xué)計算、平衡資源分配、成本計算，并可迅速地解決進度交叉問題，也可以打印顯示出進度表。項目管理軟件除了具備項目進度制定功能外，還具有較強的項目執(zhí)行記錄、跟蹤項目計劃、實際完成情況記錄的能力，并能及時給出實際和潛在的影響分析.
(四)項目結(jié)束階段
會展項目結(jié)束階段的主要工作包括以下幾個方面。
1.質(zhì)最驗收
質(zhì)最驗收是會展項目結(jié)束時工作的重要內(nèi)容。質(zhì)量驗收是依據(jù)質(zhì)最計劃和相關(guān)的質(zhì)最檢驗標準，對會展項目進行評價和認可，并撰寫質(zhì)最驗收評定報告。
2.費用決算
是指對從會展項目籌劃開始到會展項目結(jié)束為止這一全過程所支付的全部費用進行的結(jié)算與核定，并最終編制項目決算書的過程。
3.合同終結(jié)
指整理并存檔各種合同文件(包括合同書本身、各種表格清單、經(jīng)過批準的合同變更、進度報告、單據(jù)和付款記錄以及各種檢查結(jié)果)，完成和終結(jié)一個會展項目或會展項目各個階段的合同，完成和終結(jié)各種商品采購和勞務(wù)合同，結(jié)清各種賬款，解決所有尚未了結(jié)的事項，同時向承包商發(fā)出合同己經(jīng)履行完畢的書面通知。
4.展后總結(jié)
展后總結(jié)的一般形式有:組織所有參加展會舉辦、籌備和管理的人員召開總結(jié)會，對于各種發(fā)言，大會派專人做好記錄，會后整理成文。同時要求每個工作人員就自己的發(fā)言寫一篇書而總結(jié)材料，辦展機構(gòu)將會議記錄與該書面材料一起匯總，整理出一份完整的總結(jié)報告。
展后總結(jié)會議的主要內(nèi)容有:
(1)對展會策劃進行總結(jié)。對展會策劃方案進行分析評估，評估的內(nèi)容包括:展會舉辦的時間、地點、展品范圍、展會規(guī)模、辦展機構(gòu)組成、展會定位、展會價格、展臺布置、人員分工、展廳設(shè)計、展會品牌形象等等;
(2)對展會籌備工作進行總結(jié);
(3)對展會招展工作進行總結(jié);
(4)對展會招商和宣傳推廣工作進行總結(jié);
(5)對展會服務(wù)進行總結(jié);
(6)對展會現(xiàn)場管理工作進行總結(jié);
(7)對展會指定服務(wù)商進行總結(jié);
(8)對展會時間管理辦法進行總結(jié);
(9)對展會客戶關(guān)系管理措施進行總結(jié);
(10)對展會的各種相關(guān)活動進行總結(jié)。
5.會展項目后續(xù)工作
展會閉幕以后的后續(xù)工作主要有:
(1)向客戶郵寄展會總結(jié)并致謝;
(2)更新展會客戶數(shù)據(jù)庫;
(3)發(fā)展和鞏固客戶關(guān)系;
(4)處理展會可能存在的一些遺留問題;
(5)準備下一屆展會。
